LANDAK – Bupati Landak Karolin Margret Natasa meluncurkan inovasi pengarsipan digital dokumen keuangan yang diinisiasi Badan Keuangan dan Aset Daerah (BKAD) Kabupaten Landak di Aula Besar Kantor Bupati Landak, Selasa (13/10/2026) sore.
Inovasi tersebut bertujuan meningkatkan transparansi dan akuntabilitas pengelolaan keuangan daerah sekaligus mempermudah pencarian dokumen saat diperlukan untuk pemeriksaan, audit, maupun evaluasi.
Peluncuran itu dihadiri Sekretaris Daerah Kabupaten Landak Heri Adiwijaya, seluruh kepala organisasi perangkat daerah (OPD), camat, serta perwakilan kepala desa.
Bupati Landak Karolin Margret Natasa mengatakan, digitalisasi arsip keuangan merupakan salah satu langkah pemerintah daerah untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik atau good governance.
“Digitalisasi arsip keuangan ini dalam rangka kita mewujudkan good governance, transparansi, dan akuntabilitas agar pengelolaan keuangan di pemerintah daerah bisa lebih baik lagi ke depan,” kata Karolin.
Menurut Karolin, sistem pengarsipan digital juga diharapkan dapat mempercepat proses pelayanan internal pemerintah, khususnya dalam urusan administrasi dan perbendaharaan yang melibatkan antar-OPD.
Selain mempercepat pelayanan, digitalisasi tersebut dapat membantu pemerintah daerah mengevaluasi tata kelola keuangan dan mengidentifikasi aspek yang masih perlu diperbaiki.
Karolin berharap penerapan sistem ini tidak hanya terbatas pada organisasi perangkat daerah, tetapi juga menjangkau pemerintah kecamatan hingga desa.
Dengan demikian, seluruh tingkatan pemerintahan memiliki kedisiplinan dalam mendokumentasikan transaksi keuangan yang menggunakan uang negara.
Dokumen fisik tetap wajib disimpan
Karolin menegaskan, digitalisasi bukan berarti menghilangkan dokumen fisik atau *hard copy*. Dokumen asli tetap harus dibuat dan disimpan sesuai ketentuan, kemudian dilengkapi dengan salinan digital.
“Melalui digitalisasi dokumen keuangan, diharapkan seluruh prosesnya bisa menjadi lebih transparan, lebih akuntabel, dan juga lebih mudah untuk dilacak kembali,” ujarnya.
Ia menjelaskan, ketersediaan arsip digital akan memudahkan perangkat daerah ketika menghadapi pemeriksaan Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia (BPK RI), supervisi, maupun kebutuhan administrasi lainnya.
Karolin juga mengingatkan seluruh kepala OPD, camat, dan kepala desa agar tidak menunda proses digitalisasi dokumen.
Menurut dia, pengarsipan sebaiknya dilakukan secara bertahap setiap kali suatu urusan administrasi selesai, sehingga dokumen tidak menumpuk pada akhir tahun.
“Setelah beres satu urusan, segera didigitalkan dan di-*backup*. Jadi, masing-masing juga menerapkan sistem keamanan karena kalau digital, salah satu bahayanya adalah mudah dicuri atau dibobol,” kata Karolin.
Ia meminta para pemangku kepentingan untuk mempelajari sistem tersebut dan memahami prinsip dasar pelaksanaannya, meskipun tidak memiliki latar belakang teknis di bidang teknologi informasi.
Karolin menegaskan, inovasi pengarsipan digital bukan hanya program BKAD, melainkan tanggung jawab bersama seluruh perangkat daerah, kecamatan, dan desa di Kabupaten Landak.
Sebanyak 12.000 dokumen telah didigitalisasi
Kepala BKAD Kabupaten Landak Vietra Triana menjelaskan, inovasi tersebut berangkat dari kendala yang dihadapi saat mencari dokumen keuangan lama untuk keperluan pemeriksaan BPK RI maupun aparat penegak hukum (APH).
Menurut Vietra, pencarian dokumen keuangan dari beberapa tahun sebelumnya dapat membutuhkan waktu berhari-hari. Kondisi tersebut dinilai tidak sejalan dengan tuntutan transparansi, akuntabilitas, dan penerapan sistem pemerintahan berbasis elektronik.
Sebagai langkah konkret, BKAD Kabupaten Landak menginisiasi pengarsipan digital dokumen keuangan satuan kerja perangkat daerah (SKPD).
Program tersebut diperkuat melalui Surat Edaran Bupati Landak Nomor 900.1.3.5/301/1-BKAD tertanggal 10 Maret 2026 tentang Pengarsipan Digital Keuangan SKPD pada Bidang Perbendaharaan BKAD Kabupaten Landak.
Vietra menyebutkan, pelaksanaan digitalisasi telah berjalan sejak surat edaran tersebut diterbitkan.
Hingga 13 Oktober 2026, BKAD Kabupaten Landak telah mendigitalisasi sekitar 12.000 dokumen keuangan dengan total kapasitas penyimpanan mencapai kurang lebih 53 gigabita.
Dokumen tersebut disimpan melalui perangkat lunak atau layanan *cloud*, serta perangkat penyimpanan keras berupa hard disk internal dan eksternal.
Dengan kapasitas penyimpanan hingga 2 terabita, perangkat yang digunakan diperkirakan mampu menampung kebutuhan arsip digital bidang perbendaharaan selama 20 tahun ke depan.
Perkiraan itu didasarkan pada kebutuhan penyimpanan sekitar 100 gigabita per tahun anggaran.
Mencakup dokumen keuangan desa
Vietra menjelaskan, cakupan pengarsipan digital meliputi berbagai dokumen keuangan SKPD dan pemerintah desa.
Dokumen tersebut antara lain Surat Permintaan Pembayaran (SPP), Surat Perintah Membayar (SPM), Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) beserta lampirannya, laporan pertanggungjawaban (LPJ), Buku Kas Umum, Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA), serta Dokumen Pelaksanaan Perubahan Anggaran (DPPA).
Selain itu, pengarsipan juga mencakup dokumen dana desa atau APBDes, kontrak, kuitansi, berita acara, dokumen perpajakan, dan dokumen keuangan lainnya.
Untuk menjaga kualitas dan keteraturan arsip, BKAD telah menetapkan standar teknis yang mencakup kualitas dokumen, format penamaan berkas, mekanisme pengarsipan, batas waktu pelaksanaan, serta aspek keamanan dan kerahasiaan data.
CAER menjadi moto pelayanan BKAD
Selain pengarsipan digital, BKAD Kabupaten Landak memperkenalkan moto pelayanan CAER yang merupakan singkatan dari Cermat, Akurat, Efisien, dan Responsif.
Vietra mengatakan, moto tersebut menjadi pedoman bagi seluruh jajaran BKAD dalam meningkatkan kualitas pelayanan kepada perangkat daerah dan pihak lain yang membutuhkan layanan pengelolaan keuangan serta aset daerah.
Cermat berarti setiap pekerjaan dilakukan dengan teliti dan hati-hati. Akurat menekankan ketepatan data, informasi, dan dokumen. Efisien diwujudkan melalui proses pelayanan yang sederhana, tepat waktu, serta optimal dalam penggunaan sumber daya.
Sementara itu, responsif berarti kesiapan untuk mendengarkan, memahami, dan menindaklanjuti kebutuhan maupun permasalahan perangkat daerah secara cepat dan solutif.
“CAER bukan sekadar sebuah moto, CAER adalah janji pelayanan BKAD. Janji untuk bekerja lebih teliti, memberikan informasi yang benar, memberikan pelayanan yang tidak berbelit-belit, serta hadir memberikan solusi ketika dibutuhkan,” kata Vietra.
Ia berharap CAER dapat berkembang menjadi budaya kerja yang diterapkan seluruh pegawai BKAD, mulai dari pimpinan hingga jajaran pelaksana.
Melalui pengarsipan digital dan penguatan budaya pelayanan tersebut, Pemerintah Kabupaten Landak berharap pengelolaan keuangan daerah semakin tertib, transparan, akuntabel, serta mampu mendukung pelayanan publik yang lebih cepat dan responsif.
